(Lưu ý: Bài viết dành cho các anh chị em Trưởng phòng Nhân sự/Giám đốc nhân sự hoặc anh chị em đang là người chịu trách nhiệm cao nhất của nhân sự trong tổ chức)
1. Silo là gì?
Dưới góc độ doanh nghiệp, Silo là trạng thái tâm lý khi một số bộ phận không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin với những người khác trong cùng một công ty. … Silo hình thành khi nhân viên gắn kết với một nhóm hơn là với công ty. Nhân viên của một nhóm mất lòng tin vào nhân viên hoặc phòng ban khác.
Đây là loại tâm lý sẽ làm giảm hiệu quả của các hoạt động tổng thể, làm giảm tinh thần, và có thể góp phần vào sự sụp đổ của một nền văn hóa công ty hướng đến hiệu suất cao.
2. Silo đến từ đâu?
Theo Gleeson và Rozo (2013), tâm lý Silo không xảy ra một cách tình cờ. Nguyên nhân sâu xa có thể xuất phát từ lãnh đạo cao nhất và thường do các nhóm lãnh đạo xung đột. Các hành vi như thiếu giao tiếp, tôn trọng, không có kiến thức và đào tạo cơ bản và một số không có khả năng làm việc tốt với nhau trong các phòng ban, có thể do tâm lý lười biếng trong công ty gây ra nhưng nó không phải là nguyên nhân gốc rễ. Do đó, điều quan trọng là phải tìm và xác định “nhân tố chủ chốt”.
Có một nghiên cứu điển hình này xem xét hai công ty chị em hiện là hai bộ phận trong cùng một công ty. Họ có cách giao hàng, văn hóa và trọng tâm khác nhau trong cùng một thị trường. Thông thường, hai bộ phận phụ thuộc vào nhau để hoàn thành và giao gói hàng cho khách hàng đúng thời gian và chất lượng.
Phương pháp nghiên cứu định tính được sử dụng để nghiên cứu sâu các hành vi và hiện tượng văn hóa xã hội. Các mẫu dữ liệu được sử dụng dựa trên các câu chuyện (“cuộc nói chuyện ngắn”), kết quả từ các cuộc hội thảo nội bộ, khảo sát mức độ gắn bó của nhân viên và bốn cuộc phỏng vấn cuối cùng. Nghiên cứu
được định nghĩa là quy nạp; nó bắt đầu rộng với một lượng lớn dữ liệu. Dữ liệu đã được mã hóa và sắp xếp thành các danh mục và chủ đề ít hơn qua nhiều vòng hợp nhất.
Kết quả từ nghiên cứu này kết luận rằng việc thiếu các chiến lược văn hóa của lãnh đạo cao nhất trước và sau khi sáp nhập đã có ảnh hưởng đến tâm lý silo ngày nay. Ngoài ra, việc những người quản lý có hiểu biết về tính liên kết hệ thống toàn cầu hạn chế, quan điểm hệ thống và sự phức tạp của việc đạt được lợi nhuận khi đầu tư vào hợp tác với “một công ty” khác. Các nhà quản lý làm việc mà không có sự hiểu biết này và chỉ tập trung vào lĩnh vực của mình. KPI của người quản lý không phù hợp với chiến lược của một công ty.
Alexandra Michel, tác giả của Bullish On Uncertuity, đã thực hiện một nghiên cứu kéo dài ba năm về hai ngân hàng: một ngân hàng tìm cách chuyên môn hóa nhiều hơn và một ngân hàng khác tìm cách chuyên môn hóa ít hơn. Kết quả là ngân hàng chuyên môn hóa ít thực sự phát triển trong thời kỳ suy thoái kinh tế năm 2008, trong khi ngân hàng chuyên môn nhiều hơn, đã sụp đổ.
3. 3 dấu hiệu ban đầu của silo
Silo thường hình thành một cách không chủ ý. Khi một tổ chức đang phát triển, điều tự nhiên là các cá nhân nhân viên tập trung vào việc cải thiện các quy trình và bộ kỹ năng của họ. Tuy nhiên, các quy trình này có thể không tương thích với các bộ phận khác – điều này dẫn đến tư duy silo.
Nghiên cứu chỉ ra rằng có tới 40% nhân viên tin rằng các bộ phận khác nhau trong công ty của họ có một chương trình làm việc riêng và chỉ 29% khẳng định việc tiếp cận khách hàng của họ là một quá trình hợp tác thực sự giữa tất cả các nhóm trong doanh nghiệp.
Vì vậy, làm thế nào để bạn xác định tâm lý silo trong tổ chức của bạn? Dưới đây là một số dấu hiệu cảnh báo cần chú ý:
a. Trải nghiệm khách hàng kém
Tư duy Silo dẫn đến việc các nhà quản lý bộ phận tạo ra các nhóm và đơn vị kinh doanh chỉ tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình của họ. Những quy trình này đôi khi có thể mâu thuẫn với chương trình của các đội khác và có thể dẫn đến thông tin sai lệch.
Ví dụ: nếu không có thông tin liên lạc, công nghệ và dữ liệu đầy đủ, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc lập bản đồ hành trình của khách hàng. Điều này chắc chắn làm cho việc thuyết phục khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng trở nên khó khăn hơn nhiều.
Bạn cũng có thể mất cơ hội bán kèm nếu chương trình tiếp thị và bán hàng của bạn không phù hợp với nhau. Điều này có tác động tiêu cực đến trải nghiệm của khách hàng và thậm chí có thể ngăn cản mọi người quay trở lại doanh nghiệp của bạn.
b. Công việc trùng lặp
Đó là báo động đỏ nếu bạn phát hiện ra một số đội lặp lại nhiệm vụ của nhau. Khi cả hai đội đều nghĩ rằng đó là trách nhiệm của họ, điều đó cho thấy sự thiếu giao tiếp rõ ràng.
Nếu hai bộ phận không chia sẻ thông tin với những người khác, thì rất có thể họ không học hỏi từ những sai lầm của bộ phận kia. Ngoài ra, tâm lý lười biếng cũng gây ra sự chênh lệch giữa các đội khác nhau và dẫn đến sự kém hiệu quả và năng suất thấp.
c. Tư duy đội nhóm
Lý tưởng nhất là khả năng lãnh đạo tuyệt vời sẽ sản sinh ra nhiều nhà lãnh đạo hơn. Trên thực tế, những nỗ lực tốt nhất để truyền cảm hứng cho cá nhân và tư tưởng tự do thường sẽ lôi kéo nhiều người tham gia hơn. Điều này tạo ra một nhóm gắn bó chặt chẽ, coi trọng sự hài hòa trên mức đánh giá chỉ trích.
Điều này dẫn đến tư tưởng nhóm, nơi không khuyến khích được sự bất đồng hoặc thách thức, và các thành viên nhóm đơn giản chỉ làm theo người lãnh đạo. Khi điều này xảy ra, nhóm của bạn bị bỏ ngỏ trước các điểm mù và có thể chống lại bất kỳ đầu vào nào từ bên ngoài.
Tư duy nhóm cũng trì hoãn việc đổi mới và thử nghiệm, vì vậy bạn đang mắc kẹt trong những cách thức hoạt động kém hiệu quả giống nhau và điều đó không tốt cho doanh nghiệp.
4. 7 cách để chinh phục Silo trong tổ chức
Làm thế nào bạn có thể phá vỡ các silo trong kinh doanh?
Dưới đây là bảy bước sẽ giúp bạn giải quyết tâm lý silo. Được thực hiện đúng, những biện pháp này có thể chuyển hóa văn hóa nơi làm việc sẵn sàng cho sự thành công trong thời hiện đại.
1. Nuôi dưỡng một tầm nhìn thống nhất
Các nhóm bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng của bạn khá phổ biến khi đặt ra các mục tiêu có lợi cho bộ phận tương ứng của họ và đồng thời, xung đột với mục tiêu của nhóm khác. Tâm lý Silo bắt đầu ở cấp quản lý. Do đó, các quản lý bộ phận phải hợp tác và tìm cách giải quyết vấn đề này.
Bằng cách tạo ra một tầm nhìn thống nhất mà toàn bộ lực lượng lao động đều hiểu, các nhóm khác nhau trong công ty có thể xây dựng mục tiêu của họ với tầm nhìn đó.
Điều này sẽ xây dựng niềm tin lớn hơn giữa các nhóm và giúp mọi người áp dụng một cái nhìn toàn cảnh về các mục tiêu, thay vì chỉ tập trung vào bộ phận của riêng họ.
2. Sử dụng các công cụ cộng tác
Khi cuộc cách mạng làm việc tự do tiếp tục phát triển, nhiều công ty đang tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa. Một số người trong số những người này hiếm khi ở cùng văn phòng với nhau. Họ có thể không bao giờ gặp mặt trực tiếp.
Với các công cụ cộng tác kỹ thuật số, bạn có thể hợp nhất các nhóm từ xa, đồng thời thúc đẩy quá trình giao tiếp và quy trình làm việc trôi chảy, ngay cả khi nhân viên của bạn sống rải rác trên toàn cầu. Ví dụ: hãy thử giới thiệu những điều sau:
Nền tảng quản lý dự án – Tốt nhất là nền tảng có các tính năng trò chuyện và nhận xét, như Asana hoặc ClickUp.
Tài liệu được chia sẻ – Google Tài liệu và Google Trang tính cho phép tối đa 100 người cộng tác trên một tài liệu trực tiếp cùng một lúc.
Các công cụ quản lý dữ liệu – Những công cụ này có thể đối chiếu dữ liệu từ các nền tảng khác liên quan đến các sáng kiến và mục tiêu kinh doanh chính, vì vậy tất cả các nhóm đều được cập nhật về những hành động và sự kiện trong các nhóm khác.
Bằng cách sử dụng các công cụ cộng tác khuyến khích chia sẻ và liên lạc thông tin thường xuyên, tất cả các nhóm có thể làm việc cùng nhau, ngay cả khi họ ở các phòng, tòa nhà hoặc quốc gia khác nhau.
3. Tăng mức độ tương tác xã hội và hợp tác tại nơi làm việc
Với các cuộc họp chung thường xuyên và các nhóm tập trung, tất cả nhân viên sẽ có cơ hội hòa nhập với những người từ các nhóm khác. Bạn cũng có thể tổ chức các sự kiện của công ty ngoài giờ làm việc, chẳng hạn như một chuyến du ngoạn hàng tháng thú vị như chơi bowling, đi bộ đường dài hoặc bắn súng sơn.
Bằng cách tạo cơ hội cho các bộ phận khác nhau tương tác và làm việc cùng nhau ngoài công việc, bạn có thể cải thiện sự hợp tác và cộng tác tại nơi làm việc.
4. Khuyến khích làm việc từ xa
Một chiến lược tuyệt vời khác để phá vỡ các lỗ hổng trong kinh doanh là khuyến khích làm việc từ xa. Giờ đây, điều đó không có nghĩa là bạn chỉ phải làm việc tại nhà. Bạn có thể làm việc từ bất cứ đâu.
Tất cả những gì bạn cần là một chiếc máy tính xách tay và một kết nối internet để có thể kết nối với công ty của bạn mọi lúc.
Làm việc từ xa cho phép bạn làm việc linh hoạt, trao quyền cho nhân viên cũng như doanh nghiệp của bạn. Các nhóm từ xa có thể làm việc trên các múi giờ khác nhau, tham gia các cuộc họp ảo trong khi đi du lịch để xem khách hàng tiềm năng hoặc cập nhật email và trò chuyện ngay cả khi họ đang đi công tác.
5. Xác định Trách nhiệm chung
Một khi bạn nuôi dưỡng một tầm nhìn thống nhất, bạn cần chuyển nó thành các hành vi hàng ngày của các nhóm và cá nhân nhân viên. Bằng cách xác định nghĩa vụ riêng và nghĩa vụ chung được chia sẻ, bạn có thể tập hợp các nhóm của mình lại với nhau thay vì phân chia chúng.
Ví dụ: công ty của bạn có thể ràng buộc trách nhiệm giải trình của bộ phận CNTT với trách nhiệm của các bộ phận khác để đảm bảo sử dụng hiệu quả hơn các hệ thống CNTT nội bộ.
Để giảm bớt tình trạng lộn xộn trong kinh doanh, bạn có thể có hai hoặc nhiều nhóm làm việc cùng nhau trong một nhiệm vụ liên quan đến việc thuyết trình chung với quản lý cấp cao.
6. Đặt mục tiêu chung
Để đánh bại tâm lý silo, điều quan trọng là phải xác định các vấn đề cơ bản có thể gây ra hiệu ứng gợn sóng của silo. Thông thường, các công ty xác định một số mục tiêu và mục tiêu chiến lược cho mọi bộ phận, tuy nhiên, bắt buộc phải xác định trọng tâm duy nhất, chất lượng chung cho tất cả các bộ phận là ưu tiên hàng đầu.
Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận thức được mục tiêu chung này và hiểu cách họ có thể đóng góp với tư cách cá nhân. Bạn cần thúc đẩy một cái nhìn tổng thể và toàn cảnh để khuyến khích sự hợp tác, làm việc theo nhóm và cuối cùng hoàn thành mục tiêu chung đó.
7. Tạo các nhóm đa chức năng
Tư duy Silo có xu hướng ăn sâu vào văn hóa doanh nghiệp. Bạn có thể phá vỡ tâm lý silo bằng cách khuyến khích chức năng chéo giữa các phòng ban.
Nếu nhóm tiếp thị của bạn có các buổi đào tạo thường xuyên, bạn cũng có thể mời nhóm bán hàng và dịch vụ khách hàng tham gia vào chương trình đào tạo của mình. Một chương trình như vậy có lợi ích là khuyến khích các quan điểm và kỹ năng khác nhau.
Một ý tưởng hay khác bạn có thể sử dụng là rotation (luân chuyển). Nhân viên có thể trải nghiệm công việc của các vai trò khác nhau trong cùng một công ty và học các kỹ năng mới. Bạn cũng xây dựng sự thống nhất giữa các bộ phận khác nhau, từ đó mang lại lợi ích cho tổ chức nói chung.
Bài viết được nghiên cứu và tổng hợp từ nhiều nguồn
